在外貿溝通過程中，我們不可避免需要寫外貿郵件，如開發信、報價郵件以及日常回復我們的外國客戶。可能很多外貿業務員每天會寫很多很多的外貿郵件，可是你會發現大多郵件最終石沉大海，是什么原因呢？這就是我們今天要給大家解決的問題啦。
其實在書寫外貿郵件的時候有很多需要注意的點，而現在我們大多數外貿員還沒有意識到這個問題，那么今天大家看完小編給大家總結的內容后，相信會對大家的郵件書寫有所幫助的。
一． 郵件是否越詳細越好
當然我相信很多業務員是很認真的，也很謹慎的對待我們每一個外國客戶，所以在和他們發郵件的時候，可能就覺得是不是寫的詳細，完整，具體一點更好呢？但事實告訴我們不是這樣的。
曾經有人問過他的西歐客人，他們一般處理每一封郵件的時間是2-3秒，也就是大致掃一眼，重要的郵件，一般馬上仔細閱讀并回復，不是太重要的，會在outlook里標注上要處理的具體時間，然后從收件箱移動到相應的子目錄里。換句話說，只要客人的郵箱地址是對的，也是你要找的right person，你的開發信只能停留在他眼前2-3秒，也就是這2-3秒決定了能否成單的命運。
這種情況下，試問你敢不敢把郵件寫得很長？因此，首先我們要注意的就是給國外的客戶寫郵件，內容不能過長或者過短，簡單明確，主題鮮明，聯系方式正確就可以了。
二． 明確的主題
一個不明確的主題，會讓客戶根本沒興趣去打開陌生人的郵件。這個就需要經驗了，內容要言簡意賅，直接吸引客戶通過主題去點開郵件，目的就達到了。至于他看了以后有沒有反應，就要看實際情況和你內容的功力了。有些人寫郵件會這樣設置主題：“we are the manufacturer of lights”，又或者“need cooperation”，或者“Guangdong XXX trading company ltd”，或者“price list for lights-Guangdong XXX trading company ltd”等等，一看就知道是推銷信。當你一個禮拜就收到一封推銷信，你可能會有興趣看看，但是如果你一天收到N封推銷信，估計就會很厭煩，直接刪掉算是客氣的了。所以如何把主題寫好，讓客人知道這是封推銷信，還是要忍不住打開看看？就要根據不同的情況來判斷了。
（1）比如客戶的詢盤要求我們發電腦包的價格單，一般人會寫成“Price list of laptop bag”。如果客戶長期采購或者進口，他的郵件地址一定會被很多公司搜索到，每天會收到很多類似郵件。如果我們把標題改成“The/Your required price list of laptop bag”，效果肯定要稍好。
（2）標題不要全部用大寫，這樣很容易進入垃圾郵箱。
（3）標題盡量不要出現標點符號。
三． 正文
1.針對性。請在郵件中寫上對方公司的名稱，或者在信頭直接稱呼收件人的名字。這樣會讓對方知道這封郵件是專門給他的，而不是那種群發的通函，從而表示對此的重視。如果無法確定收信人的名字，那就在稱呼一欄里寫“Dear Sirs”or“Dear Sir or Madam”。
2.郵件正文字體大小，顏色要統一。且盡量使用國際上比較通用的字體。想要突出的重點部分可用粗體、斜體、鮮明顏色等標示出來。郵件不要全部用大寫字母。不要為了顯示個性，或者美觀，選一些不常用字體。因為你無法判斷客戶是否也使用相同的操作系統或者軟件，如果客戶電腦無此字體，一般會亂碼。
3.郵件要簡潔樸實，不需要華麗。幾句話點到主題，表達清楚就可以了。能用一句話表達的，千萬別寫兩句，省掉一切能省的廢話(不包括適當禮貌性用語)。郵件中盡量不要出現生僻的單詞。
4.少用第一人稱，少用主動語態，多用被動語態，多用虛擬語氣，目的是陳述事件，而不是一看到郵件就我/我們怎么怎么樣。多用短句，少用長句，一句話最好只出現一個從句，盡量不要從句里面含著從句，英語畢竟不是我們的母語，句子太長，讀起來不順口，而且還容易產生歧義。盡量用“WE”，“OUR”而不是“I”, “MY”。因為業務員代表的是公司，而不僅僅是個人。舉個特殊的例子，比如我們要寫“經與老板協商后做的決定”，“As discussed with my boss……”，這樣寫在很多國家都不會有問題，但有些國家理解My boss是頂頭上司的意思，而不一定是老板，客戶會覺得這個決定是不是不靠譜，或者還有回旋余地。如果寫成“As discussed with our boss…..”，就不會有任何問題.
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